Современный бизнес немыслим без качественной связи с клиентами. Но традиционная офисная телефония с проводными линиями и громоздким оборудованием уходит в прошлое. На смену ей приходят более гибкие, экономичные и функциональные решения — IP-телефония и виртуальные АТС.
В этой статье мы расскажем, как организовать телефонию для бизнеса с нуля, какие варианты существуют и на что обратить внимание при выборе.
Что такое IP-телефония и виртуальная АТС
IP-телефония — это технология организации телефонной связи без телефонных проводов или радиоволн, а через Интернет.
Виртуальная АТС — это облачный сервис, позволяющий организовать автоматическую телефонную станцию без необходимости собственного физического сервера и проводов. Для доступа пользователю необходим только доступ к Интернету, так как сама АТС размещена на хостинге у провайдера.
Простыми словами: IP-телефония позволяет звонить через интернет, а виртуальная АТС — умно управлять этими звонками.
О преимуществах Виртуальной АТС читайте в нашей СТАТЬЕ.
Виртуальная АТС — это облачный сервис, позволяющий организовать автоматическую телефонную станцию без необходимости собственного физического сервера и проводов. Для доступа пользователю необходим только доступ к Интернету, так как сама АТС размещена на хостинге у провайдера.
Простыми словами: IP-телефония позволяет звонить через интернет, а виртуальная АТС — умно управлять этими звонками.
О преимуществах Виртуальной АТС читайте в нашей СТАТЬЕ.
Варианты организации IP-телефонии
Существует несколько способов настроить телефонную связь в компании:
Минусы Аналоговой АТС:
Для большинства бизнесов оптимальный выбор — виртуальная АТС. Она не требует капитальных затрат, легко настраивается и масштабируется .
- Высокие первоначальные инвестиции в IT-инфрастуктуру;
- Есть текущие затраты на обслуживание работы системы;
- Квалифицированные кадры для построения и обслуживания;
- Самостоятельное решение текущих проблем
Для большинства бизнесов оптимальный выбор — виртуальная АТС. Она не требует капитальных затрат, легко настраивается и масштабируется .
Пошаговый план организации телефонии
Шаг 1. Определите цели и задачи
Подумайте, какие функции вам нужны:
От этого зависит выбор тарифа и провайдера .
Шаг 2. Выберите провайдера виртуальной АТС
На что обратить внимание :
Шаг 3. Подберите и оплатите номер
В личном кабинете провайдера выберите понравившийся свободный номер
Шаг 4. Настройте виртуальную АТС
Через личный кабинет выполните базовые настройки :
Шаг 5. Настройте переадресацию
Укажите, куда направлять звонки :
Шаг 6. Подключите интеграцию с CRM
Если вы работаете с CRM-системой, настройте интеграцию. Это позволит:
Шаг 7. Протестируйте систему
Перед полноценным запуском проверьте:
Шаг 8. Обучите сотрудников
Покажите менеджерам, как пользоваться новой системой: как отвечать на звонки, как переводить вызовы, где смотреть историю звонков в CRM .
Подумайте, какие функции вам нужны:
- Многоканальность (чтобы несколько клиентов могли дозвониться одновременно)?
- Голосовое меню (IVR) для распределения звонков по отделам?
- Запись разговоров?
- Интеграция с CRM?
- Запоминающийся городской номер телефона?
От этого зависит выбор тарифа и провайдера .
Шаг 2. Выберите провайдера виртуальной АТС
На что обратить внимание :
- Стоимость — сравните абонентскую плату, оплату исходящих минут и дополнительные опции
- Наличие номеров в нужных регионах — можно ли подключить городской номер с кодом вашего города
- Функциональность — есть ли нужные вам опции (запись звонков, голосовое меню, интеграции)
- Надёжность — почитайте отзывы, уточните, есть ли резервные каналы
- Техподдержка — как быстро реагируют, есть ли поддержка в нерабочее время. Обратите внимание, что региональные провайдеры обычно реагируют быстрее, чем федеральные.
Шаг 3. Подберите и оплатите номер
В личном кабинете провайдера выберите понравившийся свободный номер
Шаг 4. Настройте виртуальную АТС
Через личный кабинет выполните базовые настройки :
- Добавьте сотрудников (укажите их мобильные номера или SIP-аккаунты)
- Настройте сценарии распределения звонков (кому поступают вызовы, в каком порядке)
- При необходимости настройте голосовое меню (IVR)
Шаг 5. Настройте переадресацию
Укажите, куда направлять звонки :
- На мобильные номера сотрудников
- На SIP-телефоны
- На софтфоны (приложения для звонков на компьютере)
- В зависимости от времени суток или дня недели
Шаг 6. Подключите интеграцию с CRM
Если вы работаете с CRM-системой, настройте интеграцию. Это позволит:
- Видеть карточку клиента при входящем звонке
- Автоматически создавать лиды и сделки
- Сохранять записи разговоров в карточке клиента
Шаг 7. Протестируйте систему
Перед полноценным запуском проверьте:
- Качество связи
- Корректность переадресации
- Работу голосового меню
- Запись разговоров
- Интеграцию с CRM
Шаг 8. Обучите сотрудников
Покажите менеджерам, как пользоваться новой системой: как отвечать на звонки, как переводить вызовы, где смотреть историю звонков в CRM .
Как выбрать тариф в зависимости от бизнеса
Интернет-магазины
Важны многоканальность (чтобы не терять звонки в часы пик) и голосовое меню для быстрого направления клиента к нужному специалисту.
Колл-центры
Ключевые опции — очередь звонков с автоматическим распределением, интеграция с CRM и детальная статистика по каждому оператору.
Клиники и салоны красоты
Важна интеграция с CRM (администратор видит историю клиента), а также возможность настроить разные номера под разные услуги (запись, консультации).
Службы доставки
Полезны автоматическое распределение звонков, интеграция с CRM для мгновенного доступа к данным о заказе и контроль звонков водителей.
Важны многоканальность (чтобы не терять звонки в часы пик) и голосовое меню для быстрого направления клиента к нужному специалисту.
Колл-центры
Ключевые опции — очередь звонков с автоматическим распределением, интеграция с CRM и детальная статистика по каждому оператору.
Клиники и салоны красоты
Важна интеграция с CRM (администратор видит историю клиента), а также возможность настроить разные номера под разные услуги (запись, консультации).
Службы доставки
Полезны автоматическое распределение звонков, интеграция с CRM для мгновенного доступа к данным о заказе и контроль звонков водителей.
Что такое коллтрекинг и зачем он нужен
Коллтрекинг — это технология, которая позволяет определить, из какого рекламного источника пришёл звонок. Каждому каналу (контекстная реклама, соцсети, наружка, сайты-партнёры) присваивается свой номер. По статистике звонков вы видите, какие каналы работают эффективно .
Это помогает:
Это помогает:
- Оптимизировать рекламный бюджет
- Отключать неэффективные каналы
- Увеличивать ROI (возврат инвестиций)
Заключение
Организация современной телефонии для бизнеса — это не просто замена устаревших проводов. Это стратегическое решение, которое помогает:
Оптимальный выбор для большинства компаний — виртуальная АТС (облачная телефония). Она не требует капитальных затрат, легко настраивается и масштабируется.
- Сократить расходы на связь до 90%
- · Повысить мобильность сотрудников
- · Улучшить качество обслуживания клиентов
- · Автоматизировать рутинные задачи
- · Получить аналитику для принятия управленческих решений
Оптимальный выбор для большинства компаний — виртуальная АТС (облачная телефония). Она не требует капитальных затрат, легко настраивается и масштабируется.
Узнайте больше о возможностях виртуальной АТС на САЙТЕ компании или свяжитесь с менеджерами для бесплатной консультации по телефону 8(3952)707055. Подберите оптимальное решение для вашего бизнеса уже сегодня.